Atender las crisis no debe ser un PROBLEMA, ¿sabes cómo sacar el máximo de provecho a las dificultades?, ¿sabes cómo transformar los problemas en oportunidades?, ¿sabes cómo mejorar constantemente?; Soy Juan Carlos Uribe Cortes, hoy quiero que hablemos sobre una filosofía milenaria, una cultura que tiene sus bases trazadas en el sector textil, evoluciono a la industria de vehículos y hoy por hoy es aplicable a todo aspecto de nuestra vida profesional, y `porque no decirlo, nuestra vida personal; hablemos de TPS o de Lean Manufacturing o de Lean Management o de Lean Construction, o simplemente hablemos de la Filosofía LEAN y una de sus herramientas, el reporte A3.
1890, hace más de un siglo, nace en oriente los primeros conceptos de esta Filosofía, en una familia textil, con un versátil e ingenioso joven que revoluciono los conceptos de la industria de las telas partiendo de lo que parece simple atención al detalle; los telares y el concepto de la fabricación de aquella época tendría un cambio, un giro de 180 grados, gracias a Sakichi Toyoda con el concepto de AUTONOMÍA POR FALLO y la patente de un telar mecánico, el incremento en la producción se elevó en más de un 200%; los años hicieron que no solo la familia Toyoda trajera el concepto de autonomía por fallo, llegaron otros aportes a la industria como JIT (justo a tiempo), KANBAN (tarjetas de producción), KAIZEN (mejora continua); de lo textil a la industria automotriz, del apellido Toyoda a la marca TOYOTA; de la crisis de 1973 en Estados Unidos de Norte América al nacimiento del TPS (Toyota Production System) que seria adoptado por las empresas Americanas con el fin de no perder el mercado que tenían en su pais y le resto del mundo.
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No quiero centrar mis palabras en todo lo que significa TPS y el nacimiento de la cultura LEAN, fueron muchos años cultivando la Filosofía, fueron muchos años aplicando las herramientas que forjaron la producción esbelta (Lean Production), fueron muchos los estudiosos y tesis doctorales que identificaron los aspectos, mandamientos y herramientas que hoy aplica la industria en sus esquemas para lograr incrementar, con menos, las cifras de las compañías; tendremos tiempo para hablar de todos los temas que rodean la cultura LEAN, sin embargo, nuestro primer interrogante a despejar lo vimos al inicio de este espacio donde nos preguntamos:
¿sabes cómo sacar el máximo de provecho a las dificultades?,
¿sabes cómo transformar los problemas en oportunidades?,
¿sabes cómo mejorar constantemente?
Debemos entender el problema, debemos saber las causas, entender el efecto que se presenta y así poder potencializar la solución, una solución llena de ventajas y de sostenimiento en el tiempo, una solución que incremente notoriamente los resultados positivos, una solución que mejore y evolucione en el tiempo; para llegar a la solución la filosofía LEAN nos trae una herramienta sobre la cual podemos construir, se trata del Reporte A3, veamos algunos Tips que te ayudaran como gerente o responsable de un proyecto o miembro de un equipo a dar el correctivo que requiere tu proyecto.
El reporte A3 es una herramienta poderosa usada en el sector industrial para profundizar las causas que generan un problema o una situación susceptible de mejora, poder definir estrategias de solución a partir del estudio de las causas, los antecedentes y el seguimiento de la implementación del plan de acción; el reporte se denominó A3 por la hoja usada en los años cuando se implemento y masifico esta herramienta, sin embargo, en esta era digital, el reporte A3 puede tener cualquier formato, en tamaño y presentación, hoy navegamos en la industria 4.0, la tecnología y la era digital es parte fundamental de nuestros procesos, de nuestro día a día. Ahora que ya sabes que es un reporte A3, déjame darte 5 Tips que debes tener presente a la hora de formular tu estatus de causa y solución:
Primero, PARTICIPA, debes evidenciar y palpar de primera mano el problema, ir a la fuente, identificar el flujo de trabajo, encontrar los cuellos de botella o donde se esta presentando la dificultad, encontrar aquello que llamamos perdidas y dar un par de pasos atrás para poder encontrar la causa real, la fundamental que produce ese efecto que quieres mejorar.
Segundo, PREGUNTAR, debes hablar con los que participan en el proceso, debes conocer diferentes puntos de vista, que es lo que otros ven que tu no, salirte de los limites que te trazas, donde están los aspectos menos identificados al buscar causales del problema, por ejemplo, ¿qué los frustra del trabajo que realizan?, ¿qué ralentiza su trabajo?, ¿cuál creen ellos es la causa del problema? y la mejor de todas las preguntas sería ¿comó lo solucionarían? Puedes aplicar la técnica de los 5 cinco porqués, pero que tus preguntas no le hagan parecer a tu equipo que lo que buscas es culpables, es importante que ellos sepan tu compromiso con la solución, que vienes a ayudar y a mejorar su entorno, el trabajo que ellos realizan.
Tercero, OBSERVAR, necesitas ver el todo y sus partes, el alcance siempre va más allá de lo que interpretamos inicialmente como influencia del proyecto, producto o de la operación; es importante que observes como el problema afecta a las otras partes, a los demás interesados, la importancia que le das al proceso y al problema manifestará tu compromiso para la búsqueda de la solución y la mejora continua, recuerda no dejar nunca de ver el impacto del problema y la soluciones en fases posteriores del proyecto, del proceso o del producto y la relación final con el cliente y el usuario, observar es un arte y como tal debe sentirse, debe proyectarse y materializarse.
Cuarto, HABLA, sin prejuicios, sin juzgamientos, solo con el ánimo de conocer, de saber y de interpretar la realidad del problema, recuerda que lo más importante en un reporte A3 es la identificación de la causa raíz, quien mejor para contártelo que aquel que lo vive, lo siente, lo trabaja todos los días; hablar sin interrogar te permite conocer los aspectos más puros de las personas, sus sentimientos involucrados en su trabajo, algunas causas no solo son técnicas o relacionadas con los procesos y la capacitación de nuestros equipos, en algunos casos las causas reales, aquellas que denominamos de raíz, son producto de estados anímicos dados por aspectos que no se evidencian en el flujo de trabajo, mapeas un proceso pero no un comportamiento y un estado de ánimo, es por esto que hablar sobre la situación deja ver lo mejor de ti y te deja conocer lo mejor de los demás.
Y el Quinto, es la base de las conclusiones matemáticas y técnicas, MEDIR, no podemos dejar de lado las evidencias producto de la toma de datos periódicos, si no existe medición de tiempos, si no existe registro de fallas, si no existe detección temprana de eventos, si no existe mantenimientos preventivos y solo existe correctivos es necesario que iniciemos por definir registros que permitan medir, evaluar y tomar acción. Hoy decimos que el nuevo petróleo es el manejo de la información, del análisis de esta, de la depuración de los datos que la nube permite tener registrados para luego hacer el análisis y con ello concluir lo mejor, definir estrategias o simplemente planear el futuro; medir se convierte en un arte que crece exponencialmente cuando tenemos datos y un análisis de estos, cuando tomamos decisiones a partir de los registros y con ellos al final, sin dejar de lado los otros Tips, podemos navegar en la mejora continua que nos hemos trazado.
El Reporte A3 es una herramienta poderosa dentro de la cultura LEAN, esta herramienta ayuda a que podamos construir soluciones, a que implementemos otras herramientas como el modelo CBA (Choosing By Advantages), y que el trabajo colaborativo incremente la participación de todos, no solo en el producto y el proyecto, también en la calidad, en las cifras y los resultados que busca el desarrollador de un proyecto, la compañía misma y la sociedad. En las próxima emisión les compartiré otras herramientas y conceptos que desde la Cultura LEAN incrementan la productividad y el conocimiento …..
